Theo nghiên cứu của Twilio, 62% khách hàng hiện nay mong đợi các tương tác được cá nhân hóa với thương hiệu. Do đó, siêu cá nhân hóa (Hyper-personalization) đã nổi lên như một chiến lược mang tính đột phá trong cách thức các doanh nghiệp thấu hiểu và kết nối với đối tượng mục tiêu của mình.

“Siêu cá nhân hoá” là gì?

“Siêu cá nhân hoá” là một chiến lược marketing liên quan đến việc phân tích dữ liệu khách hàng chuyên sâu để tạo ra những trải nghiệm được cá nhân hóa. Thay vì phân chia khách hàng thành những nhóm chung chung theo phương thức marketing truyền thống, “siêu cá nhân hóa” tập trung vào việc thấu hiểu từng cá nhân một cách chi tiết, từ đó tạo ra những tương tác và trải nghiệm phù hợp nhất dựa trên bộ công nghệ tiên tiến bao gồm: Nền tảng dữ liệu khách hàng (Customer Data Platforms - CDP); Dữ liệu Lớn (Big Data); Học máy và AI; IoT; Điện toán đám mây và công nghệ Blockchain.

“Siêu cá nhân hoá” trong hành trình khách hàng

Trong hành trình khách hàng, “siêu cá nhân hóa” mang đến trải nghiệm mua sắm liền mạch và phù hợp với từng cá nhân thông qua 9 hoạt động dưới đây:

1-3.png

Ví dụ, Spotify - ứng dụng nghe nhạc trực tuyến với hơn 140 triệu người dùng ghi điểm với tính năng “Live Concert”, áp dụng kỹ thuật công cụ đề xuất trong chiến lược “siêu cá nhân hoá”. Thông qua email, người dùng sẽ nhận được thông tin về các sự kiện trực tiếp của nghệ sĩ yêu thích, kèm theo tùy chọn mua vé đính kèm.

Ưu điểm và thách thức của chiến lược “siêu cá nhân hoá”

Chiến lược “siêu cá nhân hóa” mang lại tác động tích cực và giao thoa đến cả trải nghiệm khách hàng và lòng trung thành thương hiệu. Bằng cách thiết kế các trải nghiệm riêng biệt, nghiên cứu của Twilio cho thấy 49% khách hàng có khả năng quay lại mua hàng cao hơn.

Cụ thể, “siêu cá nhân hóa” có thể giúp doanh nghiệp thiết kế hành trình mua sắm cá nhân hóa theo từng thời điểm, cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng 24/7, phân nhóm khách hàng theo thời gian thực và tạo ra các trang web và trang đích năng động, phù hợp với từng khách hàng. Ngoài ra, về mặt chi phí, “siêu cá nhân hoá” có khả năng điều chỉnh giá linh hoạt theo từng cá nhân (individualized pricing) hoặc theo hành vi khách hàng (dynamic pricing), tối ưu hóa lợi nhuận.

“Siêu cá nhân hóa” cũng đi kèm với những thách thức đáng kể mà các thương hiệu cần lưu ý. Một trong những thách thức lớn nhất của siêu cá nhân hóa là sự cân bằng giữa cá nhân hóa và quyền riêng tư, bởi trong khi khách hàng đánh giá cao các trải nghiệm được thiết kế riêng, họ lại dè chừng với các phương pháp thu thập và sử dụng dữ liệu một cách quá mức hoặc không minh bạch.

Ngoài ra, việc tích hợp công nghệ AI, IoT và phân tích dữ liệu lớn cũng là một rào cản khác, đòi hỏi cả chuyên môn kỹ thuật và tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động liền mạch, linh hoạt và nhạy bén. Khảo sát của Gartner cũng cho thấy những nỗ lực cá nhân hóa không hiệu quả có thể khiến doanh nghiệp mất đến 38% khách hàng.

Tương lai của chiến lược “siêu cá nhân hoá”

Trong những năm tới, nhu cầu về trải nghiệm được cá nhân hóa dự kiến sẽ leo thang, với các công nghệ cung cấp nhiều công cụ và khả năng hơn nữa. Việc tích hợp AI chỉ là bước khởi đầu, trong khi các công nghệ mới nổi như thực tế ảo (VR), thực tế tăng cường (AR) và trợ lý ảo sẽ định nghĩa lại cách thức tương tác với khách hàng. Hãy tưởng tượng về một thế giới nơi VR, AR cho phép khách hàng tương tác với sản phẩm trong không gian ảo và trợ lý ảo, vượt ra ngoài chức năng ra lệnh và phản hồi đơn thuần, sẽ dự đoán nhu cầu và cung cấp giải pháp bằng các cuộc trò chuyện cá nhân hóa.

Do đó, trong tương lai, doanh nghiệp sẽ cần xây dựng đội ngũ nhân viên không chỉ am hiểu công nghệ mà còn sở hữu khả năng phân tích dữ liệu khách hàng phức tạp. Sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa công nghệ tiên tiến và hiểu biết sâu sắc về khách hàng sẽ là chìa khóa để tạo ra những trải nghiệm lay động người dùng ở cấp độ cá nhân.

Nguồn: The Branding Journal, Deloitte

Mỗi quy trình có những đặc tính (hành vi/ tương tác/ nhận thức,…) tương ứng với một hoặc vài giá trị văn hóa cốt lõi. Tích hợp văn hóa vào hệ thống giúp các quy trình thể hiện rõ nét các giá trị văn hóa mà nó cần phải có, đồng thời thúc đẩy sự tinh gọn, cắt giảm các quy trình không tạo ra giá trị, tăng tính hiệu quả, cộng tác trong công việc.

Ảnh hưởng sâu sắc của quy trình, hệ thống

Dưới sự lãnh đạo của Satya Nadella, Microsoft đã chuyển đổi từ văn hóa cạnh tranh nội bộ sang văn hóa hợp tác và tư duy phát triển. Họ coi trọng việc học hỏi, đổi mới và tập trung vào khách hàng. Từ đó, Microsoft đã cải tiến hệ thống quản lý hiệu suất của mình để nhấn mạnh tinh thần đồng đội và phản hồi liên tục. Họ cũng đầu tư mạnh vào việc phát triển nhân viên và khuyến khích sự hợp tác đa chức năng. Kết quả sự thay đổi văn hóa này đã hồi sinh Microsoft, dẫn đến sự hài lòng của nhân viên được nâng cao, quá trình phát triển sản phẩm được cải thiện và vị thế dẫn đầu thị trường được đổi mới trong điện toán đám mây và các lĩnh vực khác.

Từ ví dụ trên cho thấy những gì nhân viên tin tưởng và những gì họ tin rằng nhà quản lý tin tưởng đều được thể hiện thông qua các quy trình, hệ thống làm việc hàng ngày. Những hệ thống này ảnh hưởng đến những gì mà nhân viên phản ứng và cách thức họ xử lý tình huống. Hầu hết các hệ thống được thiết kế để tạo ra một kết quả kinh doanh cụ thể.

Tuy nhiên, thông thường thiết kế hệ thống sẽ không tính đến hành vi mà nó tác động. Nhiệm vụ cuối cùng của nhà quản lý là điều chỉnh lại hệ thống quản lý, cải tiến và làm việc để đẩy mạnh các hành vi lý tưởng mong muốn. Nếu đạt được điều này một cách chính xác, nó sẽ thúc đẩy hiệu suất của tất cả nhân viên hướng tới việc đạt được kết quả kinh doanh lý tưởng.

Các hệ thống này luôn được xem xét và cập nhật liên tục, đồng thời đảm bảo các số liệu đang sử dụng dựa trên các chỉ số hành vi chính (KBI), nhằm thúc đẩy nhân viên hướng tới những hành vi lý tưởng. Nếu được thiết kế đúng, KBI sẽ đóng vai trò thứ cấp để hoàn thành các KPI.

Hiệu quả khi xây dựng văn hóa thành hệ thống

Theo Gartner (2018), việc thiết lập các quy trình, ngân sách, cơ cấu và chính sách phù hợp có tác động lớn nhất đến sự liên kết giữa lực lượng lao động và văn hóa, điều này được chứng minh là mang lại sự cải thiện hiệu quả kinh doanh.

Sự đồng bộ giữa văn hóa và hệ thống, quy trình giúp:

  • Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc: Khi các quy trình được thiết kế phù hợp với văn hóa công ty, chúng sẽ hỗ trợ một cách tự nhiên các cách làm việc tối ưu. Điều này làm giảm sự thất vọng của nhân viên, giúp quy trình làm việc trôi chảy hơn và gia tăng năng suất.
  • Cải thiện sự gắn kết và hài lòng của nhân viên: Khi nhân viên cảm thấy rằng các quy trình phù hợp với giá trị của công ty và phong cách làm việc của riêng họ, họ có nhiều khả năng gắn kết và hài lòng hơn. Từ đó, giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc và thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực.
  • Thúc đẩy việc ra quyết định một cách mạnh mẽ hơn: Sự hiểu biết chung về các giá trị và mục tiêu, được hỗ trợ bởi các giá trị văn hóa mạnh mẽ, sẽ hướng dẫn việc ra quyết định ở tất cả các cấp. Sau đó, các quy trình có thể được thiết kế để hỗ trợ các quyết định này một cách hiệu quả.
  • Khuyến khích giao tiếp và hợp tác rõ ràng: Một văn hóa được xác định rõ ràng sẽ thúc đẩy giao tiếp và hợp tác cởi mở. Từ đó, các quy trình có thể được xây dựng để tận dụng những thế mạnh này, đảm bảo thông tin được truyền tải liền mạch và các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả.
  • Tạo khả năng thích ứng và đổi mới: Một nền văn hóa coi trọng việc học tập và thích ứng cho phép thực hiện các quy trình linh hoạt có thể phát triển theo nhu cầu thay đổi. Điều này cho phép tổ chức phản ứng hiệu quả với những thách thức và cơ hội mới.

Nguồn: Gartner, Microsoft

Theo nghiên cứu của Liên Hợp Quốc vào năm 2019, hàng năm, thế giới tạo ra khoảng 50 triệu tấn rác thải điện tử - hay còn gọi là e-waste và chỉ 20% trong số đó được tái chế. Nếu không có sự can thiệp, rác thải điện tử sẽ đạt con số 120 triệu tấn mỗi năm vào năm 2050.

Giữa mối lo ngại cấp bách này, một tia hy vọng đã lóe lên qua khái niệm nền kinh tế tuần hoàn. Áp dụng cách tiếp cận tuần hoàn có nghĩa là hướng tới việc duy trì giá trị của sản phẩm, vật liệu và tài nguyên càng lâu càng tốt, khuyến khích tái sử dụng, tân trang và tái chế để giảm thiểu chất thải và cạn kiệt tài nguyên. Nền kinh tế tuần hoàn có thể giải quyết 45% lượng phát thải khí nhà kính toàn cầu.

Những năm gần đây, Cisco tập trung vào việc chuyển đổi từ nền kinh tế tuyến tính sang nền kinh tế tuần hoàn giúp tối ưu nguồn tài nguyên thiên nhiên hạn chế. Tính bền vững được đưa vào các hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu tác động đến môi trường qua việc triển khai và quản lý các sản phẩm vào cuối vòng đời sử dụng.

ptbv.jpg

Nguyên tắc thiết kế hình tròn

Bằng cách ưu tiên thiết kế sản phẩm có trách nhiệm và đặt tính bền vững lên hàng đầu trong các quyết định, Cisco tập trung vào việc giảm tác động đến môi trường, tăng sự hài lòng của khách hàng, giảm chi phí và thúc đẩy sáng tạo. Cuối cùng, các chiến dịch marketing mạnh mẽ hỗ trợ cho sản phẩm hướng tới một tương lai bền vững.

Cisco đặt mục tiêu kết hợp Nguyên tắc thiết kế tuần hoàn vào 100% sản phẩm và bao bì vào năm 2025. Trong năm 2021, Cisco đã phát triển phương pháp và công cụ đánh giá cho phép theo dõi tiến độ hướng tới mục tiêu.

Chương trình thu hồi và tái chế sản phẩm

Cam kết của Cisco đối với các nguyên tắc kinh tế tuần hoàn được áp dụng đến giai đoạn sử dụng cuối cùng của sản phẩm. Bằng cách thiết lập các chương trình thu hồi, tái sử dụng và tái chế sản phẩm mạnh mẽ, Cisco ưu tiên tái sử dụng, tái chế và thải bỏ các sản phẩm của mình một cách có trách nhiệm, khuyến khích khách hàng và đối tác tham gia vào các chương trình này. Gần 100% sản phẩm được trả lại cho Cisco đều được tái sử dụng hoặc tái chế.

Cụ thể: Giải pháp Tái chế của Khách hàng được thiết kế để thu gom và tái sử dụng các vật liệu có trong thiết bị được thu thập. Sản phẩm được tháo rời và sau đó được xử lý để lấy ra các vật liệu như thép, nhôm, đồng, nhựa, bảng mạch vụn và dây cáp. Cisco vận chuyển những vật liệu này cho các đối tác để chúng được sản xuất thành sản phẩm mới. Hơn 99% thiết bị điện tử được gửi đi xử lý đều được tái chế.

rac-thai-dien-tu-1.jpg

Tận dụng Internet vạn vật (IoT) để tối ưu hóa tài nguyên

Bằng cách tích hợp các thiết bị IoT vào hoạt động, doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu thời gian thực từ nhiều nguồn khác nhau, cho phép họ đưa ra quyết định đúng đắn nhằm giảm lãng phí tài nguyên đồng thời tăng hiệu quả.

Lĩnh vực xây dựng với nguồn phát thải tới 27% lượng khí thải carbon trên thế giới, là một ví dụ về những gì mà IoT có thể hỗ trợ. Tại văn phòng Penn 1 của Cisco ở New York đã bổ sung thêm 5.000 cảm biến IoT được kết nối với nhau trong 9 tầng của tòa nhà, cung cấp luồng dữ liệu liên tục thông báo về hệ thống chiếu sáng, môi trường và các hệ thống khác tự động chạy bằng nguồn DC điện áp thấp.

Hợp tác và Vận động

Cisco tích cực phối hợp với các đối tác trong ngành, chính phủ và các tổ chức phi lợi nhuận để nâng cao nhận thức và hành động chống rác thải điện tử. Cisco tham gia vào các cuộc thảo luận chính sách, chia sẻ các phương pháp tốt nhất và ủng hộ các phương pháp thực hành bền vững trong toàn ngành. Bằng cách thúc đẩy sự hợp tác, Cisco mở rộng phạm vi tác động của mình và khuyến khích những người khác áp dụng các nguyên tắc kinh tế tuần hoàn.

Cisco Green Pay là giải pháp thanh toán CNTT giúp khách hàng dễ dàng xây dựng chiến lược công nghệ bền vững, đơn giản hóa việc lập ngân sách cho các mục tiêu về môi trường, xã hội và quản trị (ESG), đồng thời cung cấp lộ trình hướng tới một tương lai bền vững không chỉ cho hoạt động của chính họ mà còn cho các công ty khác trên toàn thế giới.

Bằng cách áp dụng thiết kế sản phẩm đổi mới, tối ưu hóa tài nguyên và các biện pháp thực hành có trách nhiệm tại giai đoạn cuối cùng của sản, Cisco đang đặt tiền đề cho việc giảm chất thải, bảo tồn tài nguyên và giảm tác động đến môi trường.

Nguồn: Cisco

“Bạn khó có khả năng mất việc vì AI, ít nhất là chưa. Nhưng có thể bạn sẽ mất việc vào tay người biết cách sử dụng nó”, đó là nhận định của Frank Wolf - đồng sáng lập và giám đốc chiến lược của Staffbase.

Trí tuệ nhân tạo (AI) hiện diện ở khắp mọi nơi trong cuộc sống số. Điểm bùng phát của là tháng 11/2022 với sự ra đời của ChatGPT, công cụ xử lý ngôn ngữ tự nhiên, đã đạt 100 triệu người dùng hang tháng chỉ sau hai tháng ra mắt. Theo nghiên cứu của UBS, kỳ tích đó đã khiến công cụ này trở thành ứng dụng tiêu dùng phát triển nhanh nhất trong lịch sử.

Trí tuệ nhân tạo tạo sinh (Generative AI) sẽ còn phát triển mạnh mẽ hơn nữa trong tương lai. AI có tiềm năng trở thành nhân tố thay đổi cuộc chơi của những người làm truyền thông nội bộ. Nó giúp giải quyết các thách thức lớn của ngành như mức độ gắn kết của nhân viên thấp hay tình trạng quá tải thông tin nội bộ.

Phân tích dữ liệu

AI có khả năng xử lý một lượng dữ liệu lớn, chẳng hạn như phản hồi của nhân sự, khảo sát, tương tác trên mạng xã hội, để xác định các mô hình và nhu cầu của người dùng. Những thông tin này có thể giúp người làm truyền thông nội bộ hiểu được cảm xúc, sở thích, mối lo của nhân sự, từ đó điều chỉnh hoạt động truyền thông phù hợp.

Truyền thông cá nhân hóa

Thuật toán AI có thể phân khúc nhân viên dựa trên những tiêu chí khác nhau, như vị trí công việc, vị trí hoặc sở thích. Kết quả phân loại cho phép những người làm truyền thông nội bộ cá nhân hóa thông điệp truyền tải, gửi các thông điệp đúng mục tiêu. AI còn có thể tự động thực hiện quá trình tạo và gửi những nội dung cá nhân hóa như email, thông báo, bản tin, đảm bảo truyền tải nội dung đến đúng nhóm cá nhân.

dsc08894.jpg

Chatbots và trợ lý ảo

Chatbot và trợ lý ảo được hỗ trợ bởi AI có thể hỗ trợ ngay lập tức cho nhân viên. AI có thể trả lời những câu hỏi thông thường, cung cấp thông tin, hướng dẫn trong suốt hành trình trải nghiệm của nhân sự. Từ đó, AI giúp giảm tải cho đội ngũ truyền thông nội bộ và cho phép nhân sự tiếp cận thông tin nhanh chóng, tiện lợi.

Xử lý ngôn ngữ tự nhiên

AI có thể hỗ trợ phân tích, hiểu phản hồi và nhận xét của nhân viên. Thuật toán xử lý ngôn ngữ tự nhiên có thể đánh giá cảm xúc và giọng điệu của thông điệp. Những hiểu biết sâu sắc như vậy cho phép các chuyên gia truyền thông nội bộ đánh giá được cảm nhận tổng thể của nhân viên và xác định các lĩnh vực, chủ đề cần quan tâm.

Sáng tạo và quản lý nội dung

Sáng tạo nội dung là lợi ích lớn nhất của AI trong cuộc sống hàng ngày của nhân sự truyền thông nội bộ. Thuật toán AI có thể hỗ trợ tạo nội dung, ví dụ như các bài đăng trên website, blog nội bộ, nội dung cập nhật trên mạng xã hội hoặc những mẫu email. Nó cũng hữu ích trong việc viết tiêu đề hoặc khơi gợi ý tưởng. AI còn có thể giúp quản lý những mẫu nội dung liên quan từ nhiều nguồn khác nhau và gợi ý các bài báo, video hoặc nguồn từ nhân viên dựa trên sở thích và vai trò của họ.

tri-tue-nhan-tao-va-du-lieu-lon-3.jpg

Phiên dịch ngôn ngữ

Với những tổ chức với đội ngũ nhân sự trên nhiều quốc gia, công cụ phiên dịch vận hành bởi AI có thể hỗ trợ giao tiếp hiệu quả vượt qua rào cản ngôn ngữ. Công cụ có thể phiên dịch tự động thông điệp, văn bản và bài thuyết trình. Nhờ vậy, thông tin có thể được tiếp cận đến nhân sự với bất kỳ ngôn ngữ nào.

Phản hồi và khảo sát nhân viên

AI có thể hợp lý hóa quá trình thu thập và phân tích phản hồi của nhân viên thông qua khảo sát và phân tích cảm xúc của nhân sự. Thuật toán của AI có thể nhận diện những xu hướng chung trong phản hồi, giúp cho những người làm truyền thông nội bộ hiểu rõ và chủ động giải quyết mọi mối quan ngại

Tự động hóa quy trình làm việc

AI có thể tư động hóa những công việc lặp đi lặp lại, ví dụ như lên lịch họp, quản lý lịch nội dung hoặc theo dõi chỉ số tương tác nhân viên. Điều này giải phóng thời gian để nhân sự truyền thông nội bộ tập trung vào tìm kiếm các ý tưởng mới, xây dựng chiến lược và các công việc sáng tạo.

Nguồn: Staffbase

Tài liệu sau đây của công ty Accesswire sẽ đề cập đến tầm quan trọng và những lưu ý giúp các thương hiệu xây dựng thông cáo báo chí hiệu quả.

Tầm quan trọng của thông cáo báo chí

Một thông cáo báo chí có thể giúp tạo ra một chiến lược đồng bộ để tiếp cận nhiều người nhất và nhắm mục tiêu đến khán giả giá trị nhất của bạn. Mục tiêu của thông cáo báo chí:

  • Củng cố mối quan hệ truyền thông: Hãy lựa chọn đầu báo phù hợp với giọng điệu và nhu cầu của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể xây dựng mối quan hệ với các nhà báo quan tâm thực sự đến tin tức của bạn.

  • Kiểm soát câu chuyện: Bằng cách kiểm soát câu chuyện, nội dung được truyền tải ra bên ngoài, người tiêu dùng sẽ thấy thương hiệu của bạn đáng tin cậy hơn (một đặc điểm quan trọng đối với người mua).

  • Tăng cường sự quan tâm của người tiêu dùng: Một thông cáo báo chí có thể làm tăng tương tác bao gồm: số lượt click chuột, số lượt thích, chia sẻ,… giúp nhiều khách hàng nhìn thấy tin tức của bạn và tìm hiểu về doanh nghiệp hơn. 

  • Khai thác sức mạnh của SEO: Các công ty truyền thông và PR có các thuật toán và dữ liệu để xây dựng chiến lược SEO hiệu quả, từ đó tăng cường sự xuất hiện của thông cáo báo chí của bạn đối với báo chí và công chúng.

  • Tận dụng mạng xã hội: Mạng xã hội là một trong số những kênh truyền thông quan trọng nhằm gia tăng số lượt tương tác của người tiêu dùng đáng kể.

Làm thế nào để thông cáo báo chí thu hút nhà báo?

  • Tạo ra một tiêu đề hấp dẫn: Đó là điều đầu tiên mọi người đọc, vì vậy hãy tạo ra một tiêu đề thông cáo báo chí hấp dẫn, hạn chế các từ ngữ phóng đại hay chiêu trò. Thay vào đó, bạn hãy tạo một tiêu đề mô tả ngắn gọn với các thông tin: nhân vật, các động từ chủ động, các sự kiện và các con số/số liệu.

  • Tạo một mở đầu ngắn gọn, súc tích: Thông thường, đoạn mở đầu và các tiêu đề phụ của thông cáo báo chí bao gồm: Một tiêu đề phụ bổ sung cho tiêu đề chính; Chủ đề tin tức và địa điểm trong câu đầu tiên; Tên và mô tả cơ bản về doanh nghiệp; Thông tin trả lời cho: “Ai, cái gì và ở đâu” (Who, what, and where).

  • Hình thành góc nhìn, quan điểm của bạn: Hầu hết các thông cáo báo chí đều bao gồm các trích dẫn từ một thành viên trong công ty để giải thích lý do tại sao công ty lại đưa ra thông báo. Sau đó, bạn nên đề cập ít nhất hai đến ba trích dẫn để giúp giải thích những mục tiêu của thông cáo báo chí.

  • Thêm hình ảnh: So với thông cáo báo chí chỉ có văn bản, thông cáo báo chí có hình ảnh nhận được số lượt xem nhiều hơn gấp 1,4 lần còn thông cáo báo chí có video nhận được số lượt xem nhiều hơn gấp 2,8 lần.

  • Làm mới phần boilerplate: Đoạn boilerplate là nội dung “Về chúng tôi” (About us) trong thông cáo báo chí của bạn. Thông tin này giúp các nhà báo tôn trọng và tìm hiểu thêm về thương hiệu của bạn. Bạn có thể kết thúc thông cáo báo chí bằng các thông tin: Lịch sử công ty, dịch vụ và sản phẩm, sứ mệnh thương hiệu.

  • Tạo một thông cáo báo chí chuyên nghiệp:

    + Kiểm tra kỹ nội dung thông tin
    + Đọc lại để phát hiện lỗi chính tả và ngữ pháp
    + Đảm bảo định dạng dễ đọc (cột, danh sách gạch đầu dòng,...)
    + Thêm thông tin liên hệ ở góc trên bên trái
    + Thêm cụm từ “For Immediate Release” (Phát hành ngay lập tức) ở góc trên bên phải
    + Kết thúc thông cáo của bạn với ba dấu thăng, hoặc ###

Những điều nên làm và không nên làm khi viết thông cáo báo chí

Nên làm

1. Tạo danh sách mục tiêu: Hãy tạo danh sách gồm các nhà báo và kênh truyền thông có quan tâm cao đến câu chuyện của bạn. Tương tự, hãy chọn các kênh truyền thông chia sẻ cùng đối tượng tiêu dùng mà bạn mong muốn.

2. Nghĩ như một nhà báo: Hãy tự đặt câu hỏi: “Nếu bạn là một nhà báo, bạn có muốn viết về điều này không?”. Luôn xem xét giá trị nội dung của bạn đối với từng nhà báo và kênh truyền thông.

3. Tạo tiêu đề ấn tượng: Luôn giữ tiêu đề của bạn ngắn gọn, súc tích và cụ thể. Ngoài ra, nghiên cứu cho thấy rằng các biểu tượng cảm xúc và các thông tin như: tên, lời mời, địa chỉ trực tiếp và các con số thống kê làm tăng tỷ lệ mở email của các nhà báo. 

4. Mở đầu mạnh mẽ: Câu đầu tiên của bạn nên giới thiệu về thương hiệu của bạn, tóm tắt nội dung, thiết lập giọng điệu, thậm chí có thể thêm một vài chi tiết cụ thể nhưng thật sự quan trọng.

5. Thiết lập giọng điệu: Không chỉ là những gì bạn nói mà cách bạn nói cũng đóng vai trò quan trọng. Hầu hết các thông cáo báo chí đều có giọng điệu kinh doanh nhưng thoải mái, giữ thân thiện nhưng chuyên nghiệp. Tuy nhiên, bạn có thể nổi bật hơn các đối thủ. Sử dụng cú pháp và từ vựng để vẽ nên hình ảnh của thương hiệu của bạn. 

6. Làm cho nó cá nhân: Bạn nên dành thời gian để cá nhân hóa thông cáo báo chí cho từng người nhận: sử dụng tên thật của nhà báo, nêu một chi tiết về kênh truyền thông cụ thể hoặc công việc của họ. 

7. Để lại thông tin: Luôn cung cấp các đường link liên kết đến trang web của công ty và thông tin liên hệ của bạn trong thông cáo báo chí.

8. Đọc lại: Cố gắng tránh bất kỳ lỗi nhỏ về ngữ pháp hoặc chính tả.

Không nên làm

1. Cung cấp câu chuyện không có giá trị: Bạn cần cung cấp những thông tin thực sự có giá trị, ví dụ như các thông tin về: sáp nhập công ty, các giám đốc điều hành mới, thông báo sản phẩm, các giao dịch chiến lược của doanh nghiệp,... 

2. Biến thông cáo báo chí thành một cuốn tiểu thuyết: Không nhà báo nào đọc một bài viết dài 5 trang. Bạn chỉ cần nêu bật các thông tin chính và loại bỏ những thông tin không cần thiết trong.

3. Gửi thông cáo báo chí vào giờ chót hoặc ngoài giờ hành chính: Hầu hết các nhà báo đều bận rộn từ 3 giờ chiều đến 5 giờ chiều để kịp hoàn thành các deadlines, các công ty truyền thông thường không kiểm tra tin nhắn vào cuối tuần hoặc ban đêm. Vì vậy, bạn nên lựa chọn những khung giờ khác trong ngày, ví dụ như 8 giờ sáng để gửi thông cáo báo chí.

4. Gửi thông cáo báo chí cho quá nhiều nhà báo: Bạn nên thu hẹp danh sách mục tiêu của mình đến các kênh truyền thông liên quan để tiết kiệm thời gian và năng lượng của bạn.

5. Cung cấp trích dẫn “trống rỗng”: Trong các thông cáo báo chí, hầu hết các công ty đều cung cấp trích dẫn từ các nhà lãnh đạo công ty hoặc các bên liên quan khác. Tuy nhiên, một trích dẫn chi tiết và cụ thể sẽ thu hút các nhà báo hơn. 

6. Nói quá nhiều về doanh nghiệp: Mặc dù bài viết này là về công ty của bạn nhưng các nhà báo và khách hàng mới là những đối tượng xuất bản và đọc bài viết này. Vì thế, bạn cần làm nổi bật lý do tại sao thông tin của bạn có giá trị đối với cả kênh truyền thông và khán giả.

Nguồn: Pitching the media - An insider’s guide