Khi mới được giao phụ trách hồ sơ tiếp nhận nhân sự mới của Trung tâm Bán dẫn Viettel (VSI), tôi nghĩ đây chỉ là một công việc quen thuộc của phòng HR: nhận thông tin, kiểm tra giấy tờ, gửi biểu mẫu, cập nhật dữ liệu và phối hợp với các bộ phận liên quan.

Thế nhưng, khi số lượng nhân sự mới tăng lên, mỗi người một trường hợp, mỗi bộ phận một yêu cầu, tôi bắt đầu rơi vào tình trạng rối như tơ vò. Có hồ sơ thiếu giấy tờ, có thông tin bị nhập sai, có nhân sự chưa nhận được lịch onboarding, có trưởng bộ phận hỏi tiến độ liên tục. Hộp thư đến đầy lên từng giờ, bảng Excel thì chằng chịt ghi chú, còn tôi thì ngồi trước màn hình mà không biết nên bắt đầu gỡ từ đâu.

Điều khiến tôi bối rối nhất không phải là khối lượng công việc, mà là cảm giác: “Mình nên hỏi ai bây giờ? Ai cũng đang bận, mà việc thì không thể chậm”.

Thay vì im lặng chịu trận, tôi bắt đầu quan sát các anh chị đi trước. Tôi để ý chị Mai, người đã nhiều năm làm tuyển dụng, luôn có cách đánh dấu những hồ sơ ưu tiên bằng màu sắc rất rõ ràng cho đến việc luôn lưu lại các tình huống đặc biệt thành từng nhóm để lần sau xử lý nhanh hơn. Lúc đó, tôi nhận ra, có những người không làm nhanh hơn bằng cách chạy nhiều hơn, mà bằng cách sắp xếp thông minh hơn.

Tôi lặng lẽ học từng chút một. Ban ngày, tôi vừa làm vừa ghi lại những lỗi thường gặp: thiếu căn cước, sai ngày bắt đầu, chưa có thông tin tài khoản, chưa có người hướng dẫn, chưa gửi thư mời nhận việc. Đến tối, khi mọi người đã về, tôi vẫn ngồi nhìn lại toàn bộ quy trình.

Đêm đó, về đến phòng, tôi nằm mãi không ngủ được. Những dòng dữ liệu, những email nhắc việc, những lần sửa sai cứ hiện lên trong đầu. Gần nửa đêm, khi đang vắt trán suy nghĩ, tôi chợt lóe lên một ý tưởng táo bạo: thay vì tiếp tục chạy theo từng lỗi phát sinh, tại sao mình không tạo ra một “trạm điều phối nhân sự” để hệ thống tự cảnh báo trước khi lỗi xảy ra?

Ngay trong đêm, tôi phác ra một mô hình mới. Mỗi nhân sự mới sẽ có một “hồ sơ hành trình” riêng, giống như một bảng điều khiển nhỏ. Khi nhập thông tin, hệ thống sẽ tự kiểm tra những trường dễ sai: thiếu giấy tờ, sai định dạng ngày tháng, chưa đủ thông tin ngân hàng, chưa có người hướng dẫn, chưa xác nhận lịch nhận việc. Hồ sơ nào có nguy cơ trễ hạn sẽ tự chuyển màu cảnh báo. Việc nào đến hạn sẽ tự sinh nhắc việc. Trường hợp nào đặc biệt sẽ được tự động phân luồng về đúng người phụ trách: tuyển dụng, chế độ chính sách, đào tạo hay quản lý đơn vị.

Tôi còn thiết kế thêm một “bản đồ nhiệt rủi ro” cho toàn bộ quy trình onboarding. Chỉ cần nhìn vào đó, cả phòng HR có thể biết ngay khâu nào đang nghẽn, bộ phận nào phản hồi chậm, loại lỗi nào lặp lại nhiều nhất. Thay vì mỗi ngày phải mở hàng chục email để hỏi “hồ sơ này đến đâu rồi?”, mọi người chỉ cần nhìn vào bảng điều phối là biết việc nào cần xử lý trước, việc nào đã hoàn tất, việc nào có nguy cơ ảnh hưởng đến ngày nhận việc của nhân sự mới.

Sáng hôm sau, tôi mạnh dạn trình bày ý tưởng với các anh chị trong phòng. Ban đầu, tôi chỉ nghĩ đó là cách để tự cứu mình khỏi đống công việc rối rắm. Nhưng khi thử áp dụng, cả nhóm nhận ra đây không chỉ là một file theo dõi thông thường, mà là một cách làm hoàn toàn mới: HR không còn bị động sửa sai sau khi lỗi xảy ra, mà chủ động nhìn thấy rủi ro từ trước để ngăn lỗi phát sinh.

Chỉ sau một thời gian ngắn, số hồ sơ phải sửa lại giảm rõ rệt. Thời gian tổng hợp tiến độ được rút ngắn từ vài giờ xuống còn vài phút. Các bộ phận phối hợp nhịp nhàng hơn, nhân sự mới nhận được thông tin đầy đủ hơn, còn phòng HR có thêm dữ liệu để cải tiến quy trình liên tục.

Một ý tưởng nảy ra lúc nửa đêm đã biến công việc vốn rời rạc, thủ công và dễ sai sót thành một quy trình thông minh, chủ động và hiệu quả hơn.

Qua trải nghiệm đó, tôi hiểu rằng sáng tạo không phải lúc nào cũng là phát minh điều gì thật lớn lao. Sáng tạo có thể bắt đầu từ chính những vướng mắc hằng ngày, từ việc dám đặt câu hỏi: “Có cách nào tốt hơn không?”. Khi biết quan sát, học hỏi và mạnh dạn thay đổi, mỗi người đều có thể tạo ra giá trị mới cho công việc.

Đêm hôm đó không chỉ giúp tôi sửa được một quy trình còn nhiều sai sót. Nó còn giúp tôi hiểu sâu hơn một giá trị cốt lõi trong công việc: "Sáng tạo là sức sống". Bởi khi chúng ta không ngừng nghĩ khác, làm khác và cải tiến mỗi ngày, tổ chức sẽ không bị mắc kẹt trong lối mòn, mà luôn có thêm sức sống để tiến về phía trước.

Viettel Family phát động cuộc thi “Đánh thức sáng tạo” từ nay đến 30/06/2026 dành cho toàn thể CBNV Viettel trên toàn cầu. Cuộc thi là dịp để mỗi người Viettel chia sẻ những kỷ niệm, câu chuyện có thật về khoảnh khắc đã khiến bản thân thay đổi tư duy, bật ra suy nghĩ mới, làm khác đi và tìm cách giải quyết mới hiệu quả hơn.
Đó có thể là một câu nói, một câu hỏi, một cuốn sách, một cuộc trò chuyện, một bộ phim hay bất kỳ một tình huống, chi tiết nào đó…
Khuyến khích CBNV minh họa bằng video clip, tranh, âm nhạc, infographic hoặc các hình thức sáng tạo khác, CBNV có thể ứng dụng AI và các công cụ số. Mỗi CBNV được gửi nhiều bài dự thi về Ban Tổ chức qua địa chỉ email: viettelfamily@viettel.com.vn hoặc đăng tải trực tiếp bài dự thi trên website Viettel Family TẠI ĐÂY

Ý tưởng lóe sáng trong đêm của người làm nhân sự

10:49 - 24.06.2026

Bài viết cùng chuyên mục

Bài viết cùng chuyên mục