Trong quá trình triển khai phân tích yêu cầu cho sản phẩm ví điện tử, chúng mình nhận thấy một vấn đề tồn tại lâu dài nhưng chưa được giải quyết triệt để: thiếu hệ thống tài liệu nghiệp vụ và mockup UI được chuẩn hóa và quản lý tập trung. Điều này dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong cách hiểu và triển khai giữa các nhóm BA – Dev – Design – Test.

❗Vấn đề tồn tại:

Mỗi loại giao dịch (C2B, B2C, Refund, Topup, Utilities ...) được phân tích và mô tả theo cách riêng, thiếu tính hệ thống.

Tài liệu nghiệp vụ thiếu đồng nhất, thường bỏ sót các logic rẽ nhánh, điều kiện ngoại lệ → leader phải review nhiều vòng, lặp đi lặp lại.

Mockup UI rời rạc, mỗi nơi một bản, dẫn đến hiểu sai hoặc triển khai sai yêu cầu.

BA mới khó khăn khi tiếp cận hệ thống – không có tài liệu chuẩn hay checklist để đối chiếu → mất nhiều thời gian làm quen.

✅ Giải pháp đã triển khai:

1. Chuẩn hóa bộ tài liệu nghiệp vụ + Checklist phân tích

Xây dựng hệ thống tài liệu theo nhóm loại giao dịch chuẩn hóa:

C2B, B2C, Refund, Topup, ....

Mỗi nhóm tài liệu đều đi kèm checklist nghiệp vụ chi tiết, bao gồm:

Trạng thái & điều kiện rẽ nhánh

Luồng xử lý lỗi, ngoại lệ

Hành vi hệ thống, log dữ liệu

Mapping API – rule phân quyền

Quy định hạch toán...

👉 BA chủ động rà checklist, đảm bảo không thiếu logic nghiệp vụ.
👉 BA lead tiết kiệm thời gian review, chỉ cần tập trung vào các điểm then chốt.
👉 Tài liệu SRS đồng bộ, nhất quán, nâng cao chất lượng và tốc độ triển khai.

2. Thiết lập workspace Figma dùng chung – Kho mockup tập trung

Các UI mockup được lưu tập trung trong workspace Figma dùng chung, thuộc tài khoản Figma chung của team BA.

👉 Mockup được gắn trực tiếp vào tài liệu SRS, giúp đồng bộ mô tả nghiệp vụ – UI thực tế.
👉 Thiết kế, phát triển, test cùng dùng chung một nguồn tài liệu, hạn chế tối đa hiểu sai, triển khai lệch hướng.

🔍 Kết quả đạt được:

🟢 BA mới nắm bắt nghiệp vụ chỉ trong 1–2 tuần (trước đây thường mất hơn 1 tháng).

🟢 Tài liệu được chuẩn hóa và tái sử dụng, leader giảm thời gian review đáng kể.

🟢 Mockup được quản lý tập trung, tạo ra ngôn ngữ chung giữa các nhóm.

🟢 Giảm lỗi logic nghiệp vụ – giảm sai lệch giữa mô tả và hiện thực.

Hệ thống nghiệp vụ mạnh không đến từ những bản phân tích phức tạp, mà đến từ sự đồng nhất, rõ ràng và dễ hiểu.
Việc chuẩn hóa và tập trung hóa tài liệu là nền tảng để đội ngũ BA hoạt động hiệu quả, bền vững và sẵn sàng mở rộng trong tương lai.