Có những công việc lặp đi lặp lại đến mức chúng ta mặc nhiên xem đó là điều bình thường. Với tôi, việc quản lý hồ sơ thuê khoán nhân công thời vụ từng như vậy.

Mỗi tháng, tôi lại đối mặt với hàng chồng hồ sơ giấy phải in ấn, ký tay, chuyển phát qua nhiều bên để xin chữ ký, rồi tiếp tục theo dõi, đôn đốc và hoàn thiện chứng từ thanh toán. Chỉ một bộ hồ sơ cũng phải mất nhiều ngày để luân chuyển. Có những lúc hồ sơ thất lạc, thiếu chữ ký hoặc sai sót nhỏ khiến toàn bộ quy trình phải làm lại từ đầu.

Điều khiến tôi trăn trở nhất là lực lượng lao động phổ thông, lao động thời vụ – những người trực tiếp tham gia công việc - gần như đứng ngoài quá trình chuyển đổi số. Trong khi chữ ký số đã được áp dụng rộng rãi giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp hoặc trong nội bộ các đơn vị, thì với lao động thời vụ, mọi thủ tục vẫn phụ thuộc hoàn toàn vào giấy tờ và chữ ký tay truyền thống.

Tôi tự hỏi: Tại sao chúng ta có thể ký số với doanh nghiệp nhưng lại không thể ký số với người lao động phổ thông?

Chính câu hỏi ấy đã đánh thức sự sáng tạo trong tôi.

Chị Nguyễn Thị Thanh Mai với giải pháp Ký số toàn trình cho nhân công thuê ngoài

Từ người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ, tôi bắt đầu nghiên cứu và mạnh dạn đề xuất triển khai ký số toàn trình cho hồ sơ thuê khoán và nghiệm thu thanh toán nhân công thuê ngoài tại các phòng Lab KCS của ba tổng kho. Giải pháp sử dụng hai nền tảng số là VContract và MySign, cho phép tất cả các bên tham gia ký duyệt hồ sơ hoàn toàn trực tuyến.

Mỗi nhân công được cấp tài khoản ký số trên MySign. Hồ sơ được tạo lập, ký kết và lưu trữ hoàn toàn trên VContract, sau đó tự động liên thông sang hệ thống tài chính , tạo thành một quy trình khép kín từ thuê khoán, nghiệm thu đến thanh toán.

Điều đặc biệt nhất của giải pháp không nằm ở công nghệ, mà nằm ở đối tượng áp dụng. Đây là lần đầu tiên chữ ký số được đưa đến với lực lượng lao động thời vụ, lao động phổ thông - những người trước đây chưa từng tiếp cận với hình thức ký điện tử.

Giải pháp ký số toàn trình đã giúp rút ngắn khoảng 70% thời gian xử lý hồ sơ, từ 3 ngày xuống còn 1 ngày; đồng thời loại bỏ hoàn toàn chi phí chuyển phát hồ sơ giấy. Khối lượng công việc thủ công của nhân sự trực tiếp thực hiện được giảm đáng kể, hồ sơ được lưu trữ điện tử, bảo đảm tính pháp lý, minh bạch và dễ dàng truy xuất khi cần.

Bên cạnh đó, dữ liệu được liên thông tự động với hệ thống tài chính, hạn chế thao tác nhập liệu lặp lại và cho phép xử lý hồ sơ từ xa, không phụ thuộc vào vị trí địa lý của người ký. Giải pháp cũng góp phần hiện thực hóa mục tiêu “văn phòng không giấy tờ”, giảm phát thải và bảo vệ môi trường.

Quan trọng hơn cả, giải pháp đã thay đổi tư duy quản trị: từ cách làm thủ công, phụ thuộc vào hồ sơ giấy sang phương thức quản trị số toàn trình, hiện đại và minh bạch.

Nhìn lại hành trình ấy, tôi nhận ra rằng sáng tạo không nhất thiết phải bắt đầu từ những ý tưởng lớn lao. Đôi khi, sáng tạo được đánh thức từ chính những khó khăn, bất cập trong công việc hằng ngày và từ khát vọng làm cho công việc trở nên đơn giản, hiệu quả hơn.

Giải pháp ký số toàn trình cho nhân công thuê ngoài không chỉ là một sáng kiến cải tiến quy trình, mà còn là minh chứng rằng khi dám đặt câu hỏi khác đi, dám thay đổi những điều tưởng như đã quen thuộc, chúng ta có thể tạo ra những bước đột phá có giá trị thực tiễn và khả năng nhân rộng cao, góp phần thúc đẩy hành trình chuyển đổi số của Tổng Công ty.

Khi lao động thời vụ cũng bước vào dòng chảy số

17:36 - 02.07.2026AI tóm lược

Bài viết cùng chuyên mục

Bài viết cùng chuyên mục

17:36 - 02.07.2026