Câu chuyện của tôi bắt đầu vào một buổi chiều nắng gắt năm 2013 tại kho hồ sơ của Công ty VTK. Khi đó, tôi mới nhận nhiệm vụ phụ trách nhóm quản lý hồ sơ được 6 tháng. Trước mắt tôi là một "đại dương" giấy: 30.000 bộ hồ sơ tích lũy suốt 20 năm nằm ngồn ngộn trên diện tích 100m2.

Mỗi lần cần tìm dữ liệu, anh em chúng tôi lại phải "lần mò" trong không gian chật chội, đầy bụi bặm, mồ hôi nhễ nhại lăn dài trên trán. Càng nhìn đống hồ sơ ngày một dày lên, tôi càng thấm thía nỗi lo về mối mọt, cháy nổ và sự lãng phí thời gian khủng khiếp của cả đội ngũ.

img-8473.JPG?v=172708 — Quá trình đóng gói, lưu trữ hồ sơ là một hành trình đòi hỏi nhiều công sức và thời gian

Khoảnh khắc thay đổi tư duy đến từ một câu nói đơn giản trong nhóm: “Chúng ta không thể tiếp tục quản lý như thế này mãi được, phải có cách khác”.

Tại Viettel, chúng tôi được dạy rằng “Sáng tạo là sức sống”. Sáng tạo không nhất thiết phải là những phát minh vĩ đại, mà đôi khi chỉ là “suy nghĩ không cũ về những gì không mới”. Chúng tôi nhận ra: Thay vì tìm cách sắp xếp giấy gọn hơn, tại sao không làm cho giấy “biến mất”? Ý tưởng chuyển toàn bộ hồ sơ sang dạng số và dừng in ấn hồ sơ mới đã ra đời từ chính áp lực của thực tế đó.

Nói thì dễ, nhưng khi bắt tay vào làm mới thấy rào cản lớn nhất không phải là công nghệ, mà là thói quen. Khi phiên bản đầu tiên (V1) ra mắt vào năm 2015, chúng tôi vấp phải sự phản đối từ chính những đồng nghiệp thân thiết. Nhiều kỹ sư đã quá quen với bản in giấy để mang ra công trường, họ e ngại sự phức tạp của quy trình số.

Để thuyết phục, chúng tôi áp dụng cách làm “ăn – tiêu hóa – sáng tạo”: Bắt đầu từ những hồ sơ đơn giản nhất, giúp đồng nghiệp thấy rõ sự tiện lợi khi hồ sơ được luân chuyển tức thời qua mạng, tiết kiệm cả thời gian lẫn chi phí đi lại. Bước ngoặt thực sự đến khi lãnh đạo Công ty quyết liệt vào cuộc, từ chối ký bất kỳ hồ sơ giấy nào. Chính sự kiên quyết này đã phá vỡ "vùng an toàn", buộc tất cả phải thích nghi và sáng tạo.

Đến năm 2018, phiên bản V3 hoàn thiện đã đưa toàn bộ dữ liệu lên Cloud. Kết quả mang lại vượt xa mong đợi ban đầu giúp tiết kiệm 80-90% thời gian sản xuất và tìm kiếm hồ sơ., giảm hơn 2% tổng chi phí hàng năm cho Công ty và quan trọng nhất, chúng tôi đã cải thiện môi trường làm việc, giải phóng anh em khỏi bụi bặm và sự ngột ngạt của kho lưu trữ cũ.

resize_detail_content_image_giao-dien-phan-mem-phat-hanh-hs-1.JPG — Hồ sơ đã được sản xuất, lưu hành, quản lý, lưu trữ hoàn toàn trên môi trường số

Nhìn lại chặng đường đã qua, tôi hiểu rằng sáng tạo tại Viettel chính là tìm cách làm mới để công việc trôi chảy và hiệu quả hơn mỗi ngày. Bài học lớn nhất mà tôi và các đồng nghiệp rút ra được là: Dám thay đổi từ những điều nhỏ nhất: Đừng đợi đến khi có giải pháp hoàn hảo 100% mới làm, hãy cứ "dò đá qua sông" và điều chỉnh dần theo thực tế. Sáng tạo chỉ thực sự có giá trị khi nó mang lại lợi ích thiết thực cho đồng nghiệp và khách hàng.

Mọi thay đổi đều bắt đầu từ thách thức, nhưng chỉ cần dám nghĩ khác và làm khác, chúng ta sẽ tạo ra những giá trị mới cho "ngôi nhà chung" Viettel. Câu chuyện về kho hồ sơ giấy biến mất chỉ là một ví dụ nhỏ, nhưng nó là minh chứng cho tinh thần: Ở đâu có thay đổi, ở đó có sự sáng tạo không ngừng nghỉ.

Viettel Family phát động cuộc thi “Đánh thức sáng tạo” từ nay đến 30/06/2026 dành cho toàn thể CBNV Viettel trên toàn cầu. Cuộc thi là dịp để mỗi người Viettel chia sẻ những kỷ niệm, câu chuyện có thật về khoảnh khắc đã khiến bản thân thay đổi tư duy, bật ra suy nghĩ mới, làm khác đi và tìm cách giải quyết mới hiệu quả hơn.
Đó có thể là một câu nói, một câu hỏi, một cuốn sách, một cuộc trò chuyện, một bộ phim hay bất kỳ một tình huống, chi tiết nào đó…
Khuyến khích CBNV minh họa bằng video clip, tranh, âm nhạc, infographic hoặc các hình thức sáng tạo khác, CBNV có thể ứng dụng AI và các công cụ số. Mỗi CBNV được gửi nhiều bài dự thi về Ban Tổ chức qua địa chỉ email: viettelfamily@viettel.com.vn hoặc đăng tải trực tiếp bài dự thi trên website Viettel Family TẠI ĐÂY

Hành trình từ bụi bặm đến không gian số

16:04 - 29.06.2026AI tóm lược

Bài viết cùng chuyên mục

Bài viết cùng chuyên mục

16:04 - 29.06.2026