“Tại sao chúng ta vẫn đang làm thủ công những việc mà hệ thống hoàn toàn có thể làm thay?”

Câu hỏi ấy đã xuất hiện nhiều lần trong những cuộc trao đổi công việc tại Trung tâm Kinh doanh Giải pháp Quốc tế (TTKDGPQT).

Trong môi trường kinh doanh, nơi tốc độ phản hồi khách hàng và chất lượng hồ sơ quyết định trực tiếp đến năng lực cạnh tranh, mỗi cán bộ phải xử lý đồng thời nhiều đầu việc như báo giá, hồ sơ thầu, hợp đồng, BOQ và tài liệu kỹ thuật. Áp lực tiến độ ngày càng lớn khi số lượng cơ hội kinh doanh tăng lên, trong khi khách hàng kỳ vọng phản hồi nhanh hơn, chính xác hơn và chuyên nghiệp hơn.

Từ thực tế đó, nhiều cán bộ của Trung tâm bắt đầu nhìn lại những công việc vốn được xem là “đương nhiên phải làm như vậy”. Và cũng từ những trăn trở rất đời thường ấy, những ý tưởng sáng tạo đã dần hình thành.

Một trong những câu chuyện tiêu biểu đến từ chị Phạm Thanh Thủy – cán bộ tư vấn giải pháp của Trung tâm.

Trong quá trình quản lý các hợp đồng nhỏ dưới 200 triệu đồng, chị nhận thấy phần lớn thời gian lại dành cho các công việc thủ công như xin cấp số hợp đồng, soạn thảo văn bản, gửi thẩm định pháp chế, theo dõi ký kết, lập biên bản nghiệm thu và cập nhật dữ liệu lên VCRM. Chỉ riêng việc xin số hợp đồng cũng phải trải qua nhiều bước phối hợp giữa các đơn vị. Sau đó, cùng một bộ dữ liệu tiếp tục được nhập lặp lại trên nhiều hệ thống khác nhau.

Điều khiến chị trăn trở không phải là khối lượng công việc lớn, mà là việc mọi người đang dành quá nhiều thời gian cho những thao tác lặp lại.

Trong một lần xử lý hồ sơ, chị đặt câu hỏi: “Nếu hệ thống ngân hàng có thể tự động sinh mã giao dịch trong vài giây, tại sao chúng ta vẫn phải xin số hợp đồng bằng tay?”

Câu hỏi đó trở thành điểm khởi đầu cho ý tưởng xây dựng hệ thống tự động cấp số hợp đồng và đồng bộ dữ liệu với VCRM.

Ý tưởng hướng tới tự động hóa toàn bộ quy trình: từ cấp số hợp đồng, tạo hợp đồng theo mẫu chuẩn, hỗ trợ thẩm định, sinh biên bản nghiệm thu đến đồng bộ dữ liệu quản lý trên CRM. Nếu được triển khai, thời gian xử lý hợp đồng có thể rút ngắn từ 1–2 ngày xuống chỉ còn vài phút, đồng thời giảm đáng kể các sai sót do nhập liệu thủ công.

Nhưng giá trị lớn hơn nằm ở một cách tiếp cận mới: thay vì cố gắng làm nhanh hơn trong một quy trình cũ, tại sao không thay đổi chính quy trình đó?

Cũng từ một trăn trở tương tự, anh Nguyễn Xuân Lộc – nhân viên tư vấn giải pháp của Trung tâm – lại nhìn thấy một “nút thắt” khác trong công việc.

Với mỗi dự án, đội ngũ tư vấn phải thực hiện sizing hạ tầng, tính toán cấu hình máy chủ, dung lượng lưu trữ, thiết bị mạng và xây dựng danh mục BOM/BOQ cho khách hàng. Phần lớn công việc này hiện vẫn dựa trên kinh nghiệm cá nhân và các bảng tính Excel được tích lũy qua nhiều năm.

send-post-1002210-6a22a579e9fd0-16x9

Khi khách hàng thay đổi yêu cầu – chẳng hạn tăng số lượng người dùng hoặc mở rộng quy mô lưu trữ – gần như toàn bộ quá trình tính toán phải thực hiện lại từ đầu. Chỉ một điều chỉnh nhỏ cũng có thể khiến đội ngũ kỹ thuật mất thêm vài ngày để rà soát và xây dựng lại phương án, trong khi khách hàng luôn mong muốn nhận được phản hồi nhanh nhất.

Anh Lộc bắt đầu đặt câu hỏi: “Nếu các công thức sizing đã được chuẩn hóa và nguyên tắc thiết kế đã có sẵn, tại sao kỹ sư vẫn phải tính toán thủ công mỗi lần khách hàng thay đổi yêu cầu?”

Từ đó, ý tưởng xây dựng công cụ tự động hóa tính toán sizing hạ tầng và tối ưu danh mục BOM/BOQ ra đời.

Theo đề xuất, kỹ sư chỉ cần nhập các thông số nghiệp vụ cơ bản của khách hàng như số lượng người dùng, số lượng camera hoặc thời gian lưu trữ dữ liệu. Hệ thống sẽ tự động tính toán cấu hình hạ tầng tối ưu, bóc tách BOM, xây dựng BOQ và xuất hồ sơ kỹ thuật theo biểu mẫu chuẩn.

Một công việc trước đây mất từ 2–3 ngày có thể giảm xuống còn chưa tới 15 phút. Quan trọng hơn, kinh nghiệm của các chuyên gia không còn nằm rải rác trong các tệp Excel cá nhân mà được chuyển hóa thành tri thức dùng chung của tổ chức.

Nhìn vào hai sáng kiến này, điều đáng quý không chỉ nằm ở những con số tiết kiệm thời gian hay các quy trình được tự động hóa. Điều đáng quý hơn là sự thay đổi trong tư duy.

Từ việc xin số hợp đồng, nhập liệu CRM đến tính toán sizing hạ tầng, những công việc vốn được xem là bình thường đã được nhìn lại dưới một góc nhìn mới. Các tác giả không hỏi: “Làm thế nào để làm nhanh hơn?”, mà bắt đầu bằng một câu hỏi khác: “Có nhất thiết phải tiếp tục làm theo cách cũ?”

Đó cũng chính là tinh thần mà cuộc thi “Đánh thức sáng tạo” mong muốn lan tỏa.

Sáng tạo không phải lúc nào cũng bắt đầu từ những điều lớn lao. Đôi khi, nó xuất phát từ một câu hỏi rất nhỏ, từ một lần dám nhìn khác đi những công việc quen thuộc và từ quyết tâm tìm ra cách làm tốt hơn cho tập thể.

Tại TTKDGPQT, những câu hỏi nhỏ ấy đang từng ngày tạo ra những thay đổi lớn.

Và có lẽ, đó cũng là khoảnh khắc đẹp nhất của sáng tạo: khi mỗi người Viettel không ngừng đặt câu hỏi, không ngừng học hỏi và không ngừng tìm kiếm những cách làm mới để tạo ra giá trị tốt hơn cho khách hàng, cho đơn vị và cho chính mình.

Viettel Family phát động cuộc thi “Đánh thức sáng tạo” từ nay đến 30/06/2026 dành cho toàn thể CBNV Viettel trên toàn cầu. Cuộc thi là dịp để mỗi người Viettel chia sẻ những kỷ niệm, câu chuyện có thật về khoảnh khắc hoặc tình huống đã khiến bản thân thay đổi tư duy, bật ra suy nghĩ mới, làm khác đi và tìm cách giải quyết mới hiệu quả hơn. Khuyến khích CBNV minh họa bằng video clip, tranh, âm nhạc, infographic hoặc các hình thức sáng tạo khác, CBNV có thể ứng dụng AI và các công cụ số. Mỗi CBNV được gửi nhiều bài dự thi về Ban Tổ chức qua địa chỉ email: viettelfamily@viettel.com.vn hoặc đăng tải trực tiếp bài dự thi trên website Viettel Family TẠI ĐÂY .

Bắt đầu từ một câu hỏi nhỏ

09:21 - 09.06.2026

Bài viết cùng chuyên mục

Bài viết cùng chuyên mục