Tại khu vực ký túc xá của Học viện Viettel, chị Lê Thúy Quỳnh, thường xuất hiện với nụ cười ân cần và phong cách đón tiếp nhẹ nhàng tại sảnh đón. Vẻ ngoài dễ mến ấy khiến nhiều người lầm tưởng công việc của cô chỉ là những thủ tục đơn giản như chào hỏi hay giao nhận chìa khóa. Nhưng thực tế thì không chỉ có vậy.

Đồng hành cùng Quỳnh qua những ngày bận rộn, tôi mới hiểu sau vẻ ngoài dịu dàng ấy là một tư duy nhạy bén và một trái tim luôn trăn trở với “trải nghiệm khách hàng".

Quỳnh không làm việc theo kiểu rập khuôn mà từ những việc nhỏ nhất như chuẩn bị một ly nước mát cho học viên đi đường xa, đến cách sắp xếp phòng ốc sao cho thuận tiện nhất, cô đều dồn vào đó rất nhiều tâm huyết. Chính sự tận tụy đời thường ấy đã trở thành bệ phóng cho một bước chuyển mình đầy ngoạn mục trong tư duy của cô gái lễ tân này.

resize_detail_content_image_mot-so-hinh-anh-khac-trong-qua-trinh-cong-tac-cua-quynh-2.jpg

Áp lực và "điểm chạm" tư duy

Trước đây, khu vực sảnh đón tiếp của Trung tâm luôn “sôi động” mỗi giờ cao điểm. Do đặc thù quản lý lưu trú phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, dữ liệu khách hàng lại biến động không ngừng, từ danh sách học viên, lịch nhận phòng, đổi phòng đến tình trạng buồng phòng, chỉ cần chậm một nhịp hay sai một dòng là mọi thứ rối tung lên.

Tôi nhớ mãi một buổi trưa oi ả khi đến Trung tâm đưa tin về một sự kiện. Đúng lúc các lớp học viên cùng đổ về nhận phòng, không gian sảnh lập tức rơi vào quá tải. Tiếng bàn tán xôn xao hòa cùng tiếng lạch cạch dồn dập của bàn phím, các anh chị học viên phải xếp hàng dài mệt mỏi sau chuyến đi. Quỳnh đôi tay thoăn thoắt xử lý một loạt thao tác, dù đã có thêm sự hỗ trợ từ các bộ phận khác nhưng sảnh đón vẫn khá hỗn loạn.

Việc thiếu dữ liệu cập nhật theo thời gian thực (real-time) khiến công tác báo cáo, đối chiếu sau này gặp muôn vàn bất tiện. Chứng kiến những cái nhíu mày của khách hàng, tôi thấy Quỳnh lặng người đi. Đơn vị đang vận hành ngày càng nhanh, yêu cầu ngày càng chuyên nghiệp, nếu cứ giữ khăng khăng cách làm cũ, chúng tôi sẽ tụt hậu.

Chính những điểm nghẽn thực tế đó đã trở thành "điểm chạm" thay đổi tư duy của Quỳnh. Cô nhận ra chuyển đổi số chẳng phải điều gì xa vời trên các trang văn bản, mà bắt đầu từ việc chủ động giải quyết những bất tiện ngay trước mắt.

resize_detail_content_image_quy-trinh-duoc-rut-gon-duoc-tinh-bang-giay-chi-voi-1-lan-quet-ma.JPG

Nhìn dòng người xếp hàng chờ check-in, Quỳnh tự vấn: "Tại sao cùng một lượng thông tin, mình không thể xử lý nhanh hơn? Tại sao khách phải chờ trong khi công nghệ có thể rút ngắn mọi thứ?" . Đó là khoảnh khắc tư duy của cô dịch chuyển hoàn toàn: không chỉ làm cho xong việc, mà phải tìm cách làm tốt hơn, chính xác hơn để nâng cao trải nghiệm cho khách hàng.

Dám nghĩ khác, dám làm khác

Nghĩ là làm, Quỳnh bắt đầu lao vào tìm hiểu các phần mềm quản lý khách sạn hiện có trên thị trường. Thế nhưng, hệ thống nhà khách và ký túc xá của Viettel có những đặc thù vận hành rất riêng, không thể "bê nguyên xi" một công cụ thương mại vào áp dụng. Quỳnh quyết định tự tay "may đo" một nền tảng nhận phòng riêng cho đơn vị.

Anh Nguyễn Quang Hưng, đồng nghiệp của Quỳnh chia sẻ: "Chẳng ai giao nhiệm vụ, cũng không ai bắt buộc, vậy mà cả tháng trời tôi thấy Quỳnh cứ vò đầu bứt tai bên máy tính. Cô ấy vừa đi vừa mò mẫm, đúng kiểu 'dò đá qua sông', tự vẽ ra các luồng dữ liệu, sai lại sửa, liên tục thử nghiệm rồi làm lại từ đầu. Khó mà tin được một cô gái lễ tân nhẹ nhàng lại có sức bền và sự quyết liệt đến thế."

Không phải dân chuyên về CNTT, Quỳnh chọn cách tự học. Cô ứng dụng AI để hỗ trợ tư duy hệ thống, xử lý dữ liệu và tối ưu hóa các quy trình. Trên cuốn sổ tay của Quỳnh chi chít những gạch đầu dòng: Khách hàng cần thao tác gì? Lễ tân kiểm soát ra sao? Bộ phận buồng phòng nhận cập nhật thế nào để đồng bộ ngay lập tức? Cô vừa làm, vừa chạy thử, vừa lắng nghe phản hồi của các bộ phận để gọt giũa cho nền tảng hoàn thiện hơn. Với Quỳnh, "nghĩ khác, làm khác" chính là dám nhận phần khó về mình và kiên trì biến ý tưởng thành một công cụ thực chiến.

mot-so-hinh-anh-khac-trong-qua-trinh-cong-tac-cua-quynh-1-original.jpg

Ngày 01/04, hệ thống Viettel Stayhub (Nền tảng Lưu trú Số Viettel) chính thức được đưa vào vận hành, lập tức mang lại những thay đổi rõ rệt mang tính "cách mạng" cho sảnh đón tiếp của Trung tâm. Quy trình nhận phòng vốn rườm rà, từng khiến học viên phải xếp hàng mệt mỏi trước đây, nay được rút gọn thần tốc chỉ còn tính bằng giây. Toàn bộ dữ liệu lưu trú không còn rơi vào cảnh rời rạc hay dễ sai lệch, mà được cập nhật hoàn toàn theo thời gian thực, giúp việc kiểm tra, đối chiếu và làm báo cáo thuận tiện hơn bao giờ hết.

Sự thay đổi này cũng lan tỏa luồng sinh khí mới đến các bộ phận vận hành. Thay vì phải gọi điện, nhắn tin thủ công như trước, giờ đây chỉ cần một chạm trên hệ thống, thông tin đã được đồng bộ tức thì giữa lễ tân và bộ phận buồng phòng, giúp công tác chuẩn bị đón khách luôn ở thế chủ động và giảm thiểu tối đa sai sót trong kiểm soát tài sản. Ngay cả các anh chị học viên cũng được trải nghiệm sự tiện lợi tối đa khi không cần phải gặp trực tiếp lễ tân cho những thắc mắc nhỏ; tất cả đã được tích hợp gọn gàng trong cẩm nang thông tin và tính năng phản hồi, đánh giá dịch vụ một chạm ngay trên giao diện ứng dụng.

resize_detail_content_image_mot-so-hinh-anh-khac-trong-qua-trinh-cong-tac-cua-quynh.JPG

Không chỉ dừng lại ở đó, hệ thống còn tự động cập nhật liên tục các sự cố phòng nghỉ để bộ phận kỹ thuật xử lý kịp thời, giúp giảm sai sót trong kiểm soát tài sản. Đặc biệt, nền tảng số này đã giúp tối ưu hóa nguồn lực, cắt giảm được một nhân sự lễ tân ca đêm cho việc trực và hướng dẫn khách. Hiện tại, hệ thống còn mở ra hướng phát triển mới đầy hứa hẹn: tích hợp cổng API sinh quyền mở cửa tự động dựa trên mã nhân viên.

Đối với tôi, giá trị lớn nhất mà Quỳnh mang lại không nằm ở những con số tiết kiệm thời gian, mà là sự thay đổi tư duy của cả một tập thể: từ bị động xử lý sang chủ động kiểm soát, từ thủ công rời rạc sang dữ liệu tập trung.

Chứng kiến hành trình của Quỳnh, tôi tự rút ra bài học sâu sắc cho chính mình: Sáng tạo không giới hạn ở vị trí bạn đang đứng, cũng chẳng phân biệt bạn là ai. Chuyển đổi số không phải việc riêng của các chuyên gia công nghệ, mà là cơ hội của mỗi người Viettel tại vị trí của mình.

Chỉ cần chúng ta thực sự "đau" với những điểm nghẽn của công việc, có ý chí đặt câu hỏi và dám bắt đầu, mỗi công việc đời thường nhất đều có thể tạo nên những giá trị phi thường. Quỳnh đã "đánh thức" sự sáng tạo trong cô, và chính cô đang lan tỏa tinh thần ấy đến tất cả chúng tôi.

Khi AI biến sảnh đón tiếp thành trải nghiệm 'một chạm'

17:29 - 03.07.2026AI tóm lược

Bài viết cùng chuyên mục

Bài viết cùng chuyên mục

17:29 - 03.07.2026