Cụ thể, Chủ tịch Tào Đức Thắng chỉ đạo các đơn vị cần rà soát, sửa đổi và bổ sung các quy trình nghiệp vụ đang áp dụng thuộc lĩnh vực quản lý. Các đơn vị đồng thời cần xây dựng kế hoạch đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số trong hoạt động của cơ quan, đơn vị và trình Phó Tổng Giám Đốc chuyên trách đơn vị phê duyệt và gửi về Ban Chiến lược trước ngày 31/03.

Toàn bộ hoạt động soạn thảo văn bản, báo cáo nghiệp vụ, biên bản kiểm kê... phải đạt mức tối đa cho phép việc áp dụng chữ ký số. Trong đó toàn bộ tên, chữ ký và vai trò của các cá nhân tham gia vào các nghiệp vụ đã nêu phải được thể hiện rõ.

Ví dụ, trường hợp soạn thảo công văn, tờ trình sẽ hiện rõ tên, chữ ký điện tử của người soạn văn bản và các cấp ký duyệt. Điều này sẽ ngăn ngừa trường hợp làm hộ văn bản, qua đó nâng cao trách nhiệm và ý thức của người soạn thảo cũng như các cấp rà soát văn bản.

Cuối cùng, chỉ thị yêu cầu các đơn vị cần phân loại, đánh giá các lĩnh vực, tần suất và mức độ phổ biến của nghiệp vụ để triển khai dịch vụ chữ ký số. Đồng thời các đơn vị phải chủ động đề xuất thứ tự và mức độ ưu tiên cần tối ưu để áp dụng chữ ký số. Ngoài ra, mỗi tháng/quý các đơn vị phải xây dựng các mốc thời gian hoàn thành áp dụng chữ ký số cho từng nghiệp vụ.

Tại Tập đoàn, chữ ký số đã được đưa vào sử dụng đến toàn bộ Khối cơ quan từ năm 2022, cụ thể nghiệp vụ trình ký văn bản đã giúp hoạt động quản lý và quản trị cải thiện về năng suất, giảm thời gian trình, tăng năng suất làm việc đồng thời giảm nhiều loại chi phí như in ấn, vận chuyển và lưu trữ tài liệu bản cứng. Đồng thời, việc quản lý và điều hành công việc, phê duyệt và ký tài liệu có thể được thực hiện ở mọi nơi.

Theo Ban Tổ chức Nhân lực Tập đoàn,  năm 2021, chỉ riêng đối với Công ty mẹ - Tập đoàn đã phát sinh gần 9.000 chữ ký (ký bằng tay trên bản cứng) của đội ngũ cán bộ quản lý liên quan đến người lao động (trong đó: ~ 3.200 HĐLĐ thử việc/ký mới/ký tiếp và 900 thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ, ~ 750 tờ khai BHXH, ...). Theo đó, chỉ tính riêng thời gian ký bằng tay mất khoảng 25 giờ ký liên tục mỗi năm (trung bình 06 chữ ký/phút). Từ thời gian trung bình khoảng 2 ngày (cộng thêm thời gian xử lý HĐLĐ từ các đơn vị khác nhau để trình ký) để hoàn thành ký kết, giờ đây với chữ ký số CBNV và doanh nghiệp có thể hoàn thành ký kết ngay lập tức.