Bắt đầu từ một tình huống quen thuộc: Trong ngành công nghệ thông tin nói riêng và các ngành khác nói chung, việc “làm slide trình bày” vẫn luôn là nỗi trăn trở.

Một tình huống cụ thể, nhóm dự án được giao nhiệm vụ trình bày phân tích, đánh giá và kế hoạch triển khai dự án ESM (Enterprise Service Management) với thủ trưởng các đơn vị liên quan. Sau thời gian phân tích hiện trạng, lên kế hoạch thực hiện, chuẩn bị nội dung tài liệu, báo cáo, nhóm mới bắt đầu làm slide. Áp lực, thời gian gấp, nội dung phức tạp-kết quả là một bản trình bày thiết kế rối mắt, nhiều chữ mà không đọng lại nội dung ý chính.

Vậy, nhìn lại một cách nghiêm túc “Làm thế nào để việc trình bày kế hoạch ESM - một dự án quan trọng và có tính kỹ thuật cao - có thể rõ ràng, thuyết phục và dễ hiểu hơn?”

Chúng tôi nhận thấy, các khó khăn hay gặp phải khi làm slide trình bày như sau:

Thiếu thời gian chuẩn bị: Slide luôn bị làm vội vào giờ chót, không được lên kế hoạch từ đầu.

Không có người chuyên trách trình bày: Slide thường bị xem là việc phụ, ai có thời gian rảnh thì làm.

Không có mẫu trình bày phù hợp: Mỗi lần làm lại từ đầu, không có chuẩn chung về bố cục hay hình thức. Mỗi lần làm slide như bắt đầu từ con số 0, hoặc một mẫu slide áp dụng chung cho tất cả các nội dung trình bày.

Nội dung kỹ thuật khó truyền tải: Slide dễ rơi vào chi tiết khô khan, khó kể chuyện và thiếu tính trực quan, “nhiều chữ chẳng ai muốn đọc”.

Từ đó, với mong muốn làm slide nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn, sinh động hơn, truyền tải được nhiều thông điệp hơn, với tinh thần “Sáng tạo là sức sống”, nhóm chúng tôi đã xây dựng một phương pháp mới "Slide Optimization Kit" - kết hợp giữa tư duy thiết kế, công nghệ AI và hệ thống hóa quy trình làm việc.

1. Thư viện slide mẫu theo mục tiêu

Nhóm phát triển sẵn các mẫu slide phù hợp với từng loại trình bày: giới thiệu sản phẩm, báo cáo tiến độ, demo giải pháp, đề xuất hợp tác... Dựa trên các mẫu slide ban Thương hiệu và Truyền thông đã cung cấp hướng dẫn, nhóm đã chuẩn hoá, điều chỉnh, bổ sung các biểu mẫu phù hợp, mỗi mẫu có bố cục rõ ràng, nhất quán, có thể tái sử dụng và tùy chỉnh nhanh chóng.

2. Bộ toolkit thiết kế slide

Sử dụng Figma/ Canva và PowerPoint Slide Master để xây dựng bộ nhận diện trực quan: màu sắc thương hiệu, font chữ, biểu tượng, biểu đồ tuỳ chỉnh. Slide được đồng bộ hoá giữa các thành viên, kể cả khi nhiều người cùng tham gia chỉnh sửa.

3. Ứng dụng AI - đặc biệt là công cụ Gamma

Gamma là một nền tảng mới cho phép tạo slide tự động bằng AI – với khả năng gợi ý nội dung, chọn bố cục trực quan và thiết kế trình bày hấp dẫn. Người dùng chỉ cần nhập ý tưởng hoặc gạch đầu dòng nội dung, Gamma sẽ đề xuất bản trình bày hoàn chỉnh, có thể chỉnh sửa nhanh chóng.

Kết hợp với ChatGPT, nhóm sử dụng AI để:

• Tóm tắt nội dung kỹ thuật thành slide ngắn gọn, dễ hiểu

• Đề xuất cấu trúc bài trình bày theo hướng kể chuyện

• Sinh biểu đồ và hình ảnh minh hoạ phù hợp

Kết quả: giảm 60 - 70% thời gian làm slide, đồng thời tăng tính thuyết phục và khả năng truyền tải thông tin.

4. Đào tạo nội bộ kỹ năng “kể chuyện bằng slide”

Slide không chỉ là chỗ đặt chữ - mà là công cụ truyền cảm hứng. Nhóm tổ chức các buổi chia sẻ nội bộ để hướng dẫn kỹ thuật storytelling ngắn gọn:

• Đặt vấn đề - Hiện trạng - Hệ quả

• Đề xuất giải pháp - Lợi ích cụ thể

• Call to action: Để khách hàng ra quyết định dễ hơn

Với việc áp dụng phương pháp mới, việc làm slide “Không chỉ làm nhanh - mà làm tốt hơn”, sau 2 tháng áp dụng phương thức và quy trình mới, nhóm ghi nhận:

• Slide được chuẩn bị chỉ trong 30 - 60 phút, dù người làm không chuyên.

• Chất lượng trình bày tăng rõ rệt: rõ ràng, đẹp mắt, dễ hiểu.

• Khách hàng có phản hồi tích cực, tham gia thảo luận nhiều hơn.

• Nội bộ tiết kiệm thời gian, giảm áp lực và tăng hiệu quả truyền thông.

Trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh, thời gian là tài nguyên quý giá. Tư duy sáng tạo - không phải là “phát minh lớn” - mà là những thay đổi nhỏ nhưng thông minh trong quy trình làm việc, có thể tạo ra tác động lớn.

Slide trình bày không chỉ là công cụ giao tiếp - mà là cách chúng ta thể hiện giá trị và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Khi quy trình được chuẩn hóa, công cụ phù hợp được áp dụng, và tư duy “tối ưu hoá” trở thành văn hoá, mọi thành viên trong đội ngũ - dù kỹ thuật hay không - đều có thể tạo nên những bài trình bày thuyết phục và chuyên nghiệp.

Bài viết này dành tặng những ai từng thức khuya làm slide phút chót. Giờ đây, bạn không cần làm slide “để cho có” - mà có thể làm để thật sự tạo giá trị.

kEcaLWWAkp1K5dWmg4s2Dd9gT9OcaypqM94GEZc9