Khi dữ liệu về con người vẫn đang bị chia cắt

Có một buổi chiều cuối tháng, khi mọi người trong phòng đã chuẩn bị ra về, tôi vẫn thấy chị Nguyễn Thị Minh Anh, chuyên viên HR, ngồi trước màn hình với hàng chục cửa sổ Excel mở cùng lúc.

Trên bàn là một tập hồ sơ tuyển dụng, bên cạnh là cuốn sổ ghi chằng chịt những dòng ghi chú. Tôi hỏi: “Chị chưa về à?” Chị cười: “Mai Ban Tổng giám đốc cần báo cáo quy hoạch nhân sự. Chị còn ghép dữ liệu.”

Tôi nhìn màn hình của chị: một cửa sổ là danh sách ứng viên từ hệ thống tuyển dụng, một cửa sổ khác là kết quả đào tạo, đánh giá hiệu suất nằm trên một phần mềm khác, thông tin Career Path lại nằm trong file Excel của từng đơn vị. Để hoàn thành một báo cáo, chị phải dò từng mã nhân viên, đối chiếu từng dòng dữ liệu rồi nhập lại bằng tay.

Chị nói vui: “Chị làm HR nhưng nhiều lúc thấy mình giống nhân viên nhập liệu hơn.” Câu nói ấy khiến tôi bật cười. Nhưng sau đó tôi chợt nhận ra, chị không hề nói đùa. Suốt nhiều năm, chúng ta đầu tư rất nhiều cho chuyển đổi số. Thế nhưng ngay trong công tác nhân sự, dữ liệu về một con người vẫn đang nằm ở rất nhiều nơi khác nhau.

Ít ngày sau, tôi có dịp tham dự cuộc họp của anh Trần Quốc Huy, trưởng một đơn vị kỹ thuật. Đơn vị của anh chuẩn bị triển khai một dự án mới. Anh quay sang HR và hỏi: “Hiện tại công ty có bao nhiêu nhân sự đủ năng lực để tham gia dự án này?” Phòng họp im lặng vài giây. Một chị HR trả lời: “Để em tổng hợp lại rồi gửi anh.” Anh Huy tiếp tục hỏi:

Trong số đó, ai đã học xong các khóa đào tạo liên quan?
Cái này em phải kiểm tra ở hệ thống đào tạo.
Còn những người đã được đánh giá sẵn sàng lên trưởng nhóm?
Cái đó lại nằm ở dữ liệu đánh giá năng lực.

Cuộc trao đổi chỉ kéo dài vài phút, nhưng tôi cảm nhận rất rõ sự bất tiện. Không phải HR không có dữ liệu, điều khó khăn là dữ liệu không ở cùng một nơi. Một quyết định cần đưa ra trong vài phút lại phải chờ vài ngày để tổng hợp.

Câu chuyện thứ ba khiến tôi suy nghĩ nhiều hơn. Bạn Lê Hoàng Nam gia nhập công ty chưa lâu nhưng luôn được đánh giá là cầu tiến. Nam chủ động đăng ký rất nhiều khóa học. Sau giờ làm, bạn tiếp tục học thêm về AI và dữ liệu. Trong hai kỳ đánh giá liên tiếp, Nam đều đạt kết quả tốt. Đồng nghiệp cũng nhận xét Nam có tinh thần học hỏi và khả năng thích nghi nhanh.

Một hôm, Nam hỏi tôi: “Em muốn biết nếu cố gắng thêm thì bao lâu nữa em có thể trở thành trưởng nhóm?” Tôi không biết trả lời thế nào. Không phải vì Nam chưa đủ năng lực, mà vì không có hệ thống nào cho thấy toàn bộ hành trình phát triển của Nam. Đào tạo ở một nơi, đánh giá hiệu suất ở một nơi, kết quả năng lực ở nơi khác, mentor lại quản lý bằng file riêng. Ngay cả HR cũng phải mất rất nhiều thời gian mới ghép được bức tranh hoàn chỉnh.

Vài tháng sau, khi công ty thành lập một nhóm dự án mới, Nam không nằm trong danh sách được đề cử. Sau cuộc họp, Nam chỉ cười: “Có lẽ em cần cố gắng thêm.” Tôi không nói gì, nhưng tôi luôn nghĩ, có thể Nam không thiếu năng lực, điều còn thiếu là một hệ thống đủ thông minh để nhìn thấy năng lực ấy.

Ba câu chuyện. Ba con người. Ba vị trí khác nhau nhưng lại cùng phản ánh bốn "điểm nghẽn" trong quản trị nhân sự:

Dữ liệu đang phân tán trên nhiều hệ thống nên rất khó nhìn thấy toàn bộ hành trình phát triển của một nhân sự.
Quá nhiều nghiệp vụ vẫn phải thực hiện thủ công.
Các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, quy hoạch và phát triển nhân tài vẫn vận hành rời rạc, các hệ thống chưa có sự kết nối với nhau.
Dữ liệu mới chủ yếu phục vụ thống kê, chưa hỗ trợ hiệu quả việc dự báo nguồn lực, nhận diện nhân tài và xây dựng lộ trình phát triển.

Lúc ấy tôi nhận ra, doanh nghiệp không thiếu dữ liệu. Điều còn thiếu là một hệ sinh thái đủ thông minh để biến những mảnh dữ liệu rời rạc thành những thông tin có giá trị. Nếu dữ liệu tài chính có dashboard thời gian thực, nếu hệ thống mạng có trung tâm điều hành tập trung, nếu sản xuất có bảng điều khiển thông minh, thì tại sao dữ liệu về con người – tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp – vẫn đang được ghép nối thủ công?

Chính từ những câu chuyện rất bình thường ấy, tôi bắt đầu suy nghĩ về một cách làm khác. Tôi không muốn tạo thêm một phần mềm mới. Tôi cũng không muốn thay thế những hệ thống đang có. Điều tôi mong muốn là xây dựng một hệ sinh thái đủ thông minh để kết nối tất cả dữ liệu, quy trình và hành trình phát triển của mỗi nhân sự trên cùng một nền tảng.

Đó cũng là lúc ý tưởng Next Gen HR Operations bắt đầu hình thành. Đây là mô hình quản trị nhân sự ứng dụng công nghệ, AI và dữ liệu, được phát triển theo bốn cấp độ.

Cấp độ 1: Hệ thống hóa (Systemization)

Mọi chuyển đổi đều bắt đầu từ nền tảng. Trước hết, cần chuẩn hóa dữ liệu, quy trình và hệ thống quản trị nhân sự trên một nền tảng thống nhất. Toàn bộ thông tin từ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá đến phát triển nghề nghiệp được kết nối xuyên suốt, đồng thời xây dựng Dashboard theo thời gian thực giúp lãnh đạo và HR đưa ra quyết định chính xác hơn.

Cấp độ 2: Tự động hóa (Automation)

Khi dữ liệu đã được chuẩn hóa, AI và Workflow sẽ tiếp nhận các nghiệp vụ lặp lại như sàng lọc CV, lên lịch phỏng vấn, gửi thư mời, tổng hợp đánh giá, xây dựng Learning Path hay tạo báo cáo định kỳ. Nhờ đó, HR giảm đáng kể thời gian xử lý hành chính để tập trung vào phát triển tổ chức và đồng hành cùng nhân sự.

Cấp độ 3: Trí tuệ hóa (Intelligence)

Bước tiếp theo là biến dữ liệu thành công cụ hỗ trợ ra quyết định. AI có thể phân tích khoảng trống năng lực, dự báo nhu cầu tuyển dụng, nhận diện nhân tài, đánh giá khả năng thăng tiến và đề xuất chương trình đào tạo phù hợp. Khi đó, HR không chỉ báo cáo quá khứ mà còn chủ động hoạch định nguồn lực cho tương lai.

Cấp độ 4: Cá nhân hóa (Personalization)

Đích đến của chuyển đổi số vẫn là con người. Dựa trên dữ liệu và AI, hệ thống sẽ gợi ý lộ trình học tập, Career Path, IDP, mentor và cơ hội phát triển phù hợp với từng cá nhân. Mỗi nhân sự sẽ có một “bản đồ phát triển” riêng thay vì đi theo một lộ trình chung.

Tôi tin giá trị lớn nhất của Next Gen HR Operations không phải giúp HR làm việc nhanh hơn, mà giúp mỗi nhân sự được phát triển đúng năng lực và đúng thời điểm.

Giải pháp có thể triển khai trên toàn bộ vòng đời nhân sự, từ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, quản lý năng lực đến quy hoạch nhân tài. Khi hệ sinh thái được hình thành, doanh nghiệp sẽ chuẩn hóa dữ liệu, nâng cao hiệu suất vận hành và tạo nền tảng để ứng dụng AI sâu hơn trong quản trị. Trong giai đoạn tiếp theo, hệ thống sẽ mở rộng tự động hóa, phát triển AI Copilot hỗ trợ nhân viên và quản lý, đồng thời tăng cường khả năng dự báo nguồn lực, phát triển nhân tài và cá nhân hóa lộ trình nghề nghiệp.

Tôi kỳ vọng Next Gen HR Operations sẽ từng bước hình thành một hệ sinh thái HR thông minh, lấy dữ liệu làm nền tảng và AI làm công cụ hỗ trợ ra quyết định, để công nghệ không chỉ tối ưu quy trình mà còn phát triển đúng con người.