Là người gắn bó 10 năm với ngành kỹ thuật, trải qua nhiều sự cố quy mô lớn nhỏ khác nhau, anh Vũ Khánh Duy - Giám đốc TT Cố định Băng rộng của VTT thường xuyên sử dụng quy trình 5 bước giải quyết vấn đề như một bản năng.

Anh Duy cho biết: “Từ khi còn làm ngành kỹ thuật, khi có sự cố xảy ra, anh em đều áp dụng quy trình này một cách nghiêm ngặt, bởi chỉ một cái sai nhỏ thôi có thể ảnh hưởng rất lớn”.

Vậy quy trình 5 bước cụ thể như thế nào?

Bước 1 - Chỉ ra vấn đề: Cần xác định cụ thể hiện tượng đó là gì? Ví dụ như: mất sóng ở các khu vực nào, mất 3G còn 4G, gọi được nhưng nghe không được, vào mạng được nhưng không gọi được, vào ứng dụng nhưng không thực hiện giao dịch được…

Bước 2 - Tìm nguyên nhân: Đặt các câu hỏi “Tại sao” và khoanh vùng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của hiện tượng đó. Ví dụ như gần đây có tác động gì vào hệ thống không? 

Bước 3 - Tìm giải pháp, tiêu chuẩn hóa: Đưa ra các giải pháp để khắc phục các nguyên nhân đã chỉ ra.

Bước 4 - Tổ chức thực hiện: Lập kế hoạch và tổ chức triển khai các giải pháp cụ thể theo thời gian, khắc phục, xử lý vấn đề.

Bước 5 - Kiểm tra, đánh giá: Sau khi tổ chức thực hiện cần kiểm tra, đánh giá lại vấn đề còn lặp lại không? Tổng kết, đúc rút thành bài học để không lặp lại vấn đề này nữa.

Đánh giá về tính hiệu quả của quy trình này, Chủ tịch - TGĐ Tập đoàn Tào Đức Thắng chia sẻ: "Đứng trước một sự cố, sức ép vô cùng lớn, nếu không tư duy mạch lạc, phân tích logic thì chúng ta rất rối và khó có thể giải quyết vấn đề tận gốc. Quy trình 5 bước trong văn hóa Viettel giúp chúng ta xác định nhanh chóng vấn đề đang ở bước nào, khâu nào, từ đó dễ dàng tìm ra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp. Tư duy này là tư duy kinh điển để giải quyết vấn đề”.

Không chỉ áp dụng riêng cho ngành kỹ thuật, quy trình này có thể vận dụng để giải quyết nhiều bài toán cho các lĩnh vực tại Viettel, từ kinh doanh cho đến quản lý nhân sự, điều hành… Khi chúng ta cố gắng quy nạp về 5 bước để thực hiện thì mọi vấn đề đều được giải thích một cách sáng tỏ, tường tận và khoa học.