Một số phần mềm nội bộ thuộc các lĩnh vực khác nhau đang được sử dụng

Phần mềm "nhà làm": Trăm hoa đua nở

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) SAP S/4HANA là giải pháp tối ưu, được các cơ quan Tập đoàn đánh giá và Ban TGĐ Tập đoàn quyết định lựa chọn sau gần 2 năm khảo sát, phân tích.     

Với sự tư vấn của KPMG, giai đoạn 1 thực hiện từ 10/2020 - 5/2022 bắt đầu với khối cơ quan và 12 đơn vị phụ thuộc. Giải pháp được triển khai trong các lĩnh vực quản trị nội bộ gồm Đầu tư Mua sắm, Kho tàng Tài sản, Tài chính Kế toán, Nhân lực. 

Việc triển khai dự án V.I dự kiến sẽ có tác động rất lớn đến cách thức vận hành, hoạt động của Viettel. Trước mắt dự án thiết kế chi tiết cho gần 2.000 yêu cầu quản trị nội bộ để lập trình và cấu hình cùng với xây dựng mới/điều chỉnh các ứng dụng đặc thù và kết thúc việc chuyển đổi dần dần các quy trình và dữ liệu vào cuối năm 2021. 

Là một di sản của lịch sử, hệ thống phần mềm nghiệp vụ do Viettel tự phát triển qua các thời kỳ chỉ nhằm phục vụ cho từng hoạt động chuyên môn riêng lẻ. Về cơ bản, không có sự liên thông giữa các ứng dụng "in-house" này. 

Giai đoạn đầu các phần mềm mới chỉ mang tính chất "tin học hóa" các thao tác thủ công, nghiệp vụ thường ngày. Sau này các hệ thống phần mềm tự động được cải tiến thông minh hơn, giảm "thủ công" nhưng vấn thiếu tính hệ thống.

Nguyên nhân là do việc phát triển phần mềm chủ yếu phục vụ chuyên môn các nhóm nghiệp vụ đơn lẻ. Các phần mềm hầu như chưa có cái nhìn tổng tổng thể, chưa đặt ra yêu cầu đảm bảo tính thống nhất, logic của dữ liệu.

Phân tích về nguyên nhân của tình trạng này, một chuyên gia của Viettel tham gia dự án V.I cho rằng "nếu giao cho một người làm quy trình, mà chính họ là người thực hiện quy trình đó thì họ sẽ có xu hướng đưa ra quy trình đúng như những gì mà họ đang làm". 

Một cách tiếp cận khác

Để gỡ nút thắt này cần có cách tiếp cận khác. Người làm quy trình không nên là người thực thi. Họ phải là người tiếp cận vấn đề ở cấp cao hơn, có cái nhìn bao quát từng mảng, thấy được sự tương tác giữa các mảng đầu vào, đầu ra, làm sao để tối ưu...

"Còn nếu giao cho người ở cấp độ thực thi họ sẽ có xu hướng tạo sự thuận tiện cho mình, thậm chí cùng lúc họ còn có thể tạo khó khăn cho các bộ phận liên quan khác".  

Sau một thời gian dài phát triển theo kiểu "trăm hoa đua nở", Viettel thống kê được trong hệ thống có một số lượng khá lớn các phần mềm "nhà làm".  Riêng mảng quản trị đã  có khoảng 30 phần mềm hoạt động gần như độc lập, chỉ phục vụ công việc chuyên môn của các bộ phận liên quan. 

Để giải quyết bất cập này, Viettel đã tìm giải pháp đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống với nhau bằng các phát triển các phần mềm trung gian. Theo đó, các phần mềm lẻ sẽ thông qua phần mềm trung gian này để lấy dữ liệu từ phần mềm lẻ khác. 

Tuy nhiên việc dùng công cụ kết nối trung gian hoàn toàn khác với việc dùng chung một CSDL như ERP. Với ERP các phần mềm sẽ cùng "chọc" vào một CSDL để sử dụng. Như vậy ERP giúp tối ưu CSDL dùng chung, dữ liệu chỉ cần nhập một lần nhưng được sử dụng khắp nơi. 

Quan trọng hơn, ERP không phải là hệ thống đóng chỉ phục vụ một mảng Đầu tư, Tài chính hay Nhân sự mà giải pháp có tính liền mạch trong quy trình. Với ERP mỗi thành viên trong hệ thống thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, có phân vai, phân quyền rõ ràng. 

Quá trình triển khai ERP có nhiều yêu cầu phát sinh dẫn đến việc phải chỉnh sửa quy trình chuẩn. Các yêu cầu này thường xuất phát từ một số quy trình nội bộ mà không mang tính tổng thể. Để đảm bảo hạn chế tối đa can thiệp vào hệ thống, lãnh đạo Tập đoàn đã yêu cầu đảm bảo 80% theo thông lệ tiên tiến chuẩn quốc tế, chỉ thay đổi dưới 20% để phù hợp với thực tế tại Việt Nam. 

Vai trò của tư vấn trong triển khai dự án V.I?

• Trong dự án này các đơn vị tư vấn sẽ giám sát và phối hợp để giúp bảo đảm nội dung, tiến độ dự án, các mục tiêu cụ thể theo từng giai đoạn. 
• Quy trình triển khai ERP rất phức tạp và chặt chẽ, luôn có các mốc thời gian đòi hỏi doanh nghiệp phải có đủ năng lực để kiểm tra trước khi tiếp tục các giai đoạn tiếp theo. Đơn vị tư vấn sẽ giúp Viettel hiểu rõ những lợi ích ứng dụng và ảnh hưởng khi ERP vận hành chính thức.