Công ty Thông tin M3 chưa thực sự thực hiện tốt nguyên tắc này. Thế nhưng, chúng tôi nhận thấy các bước sau giúp chúng ta có một cái nhìn tổng quan hơn về quyết định dựa trên dữ liệu.

Bước 1: Xác định chiến lược

Bắt đầu từ chiến lược sản xuất kinh doanh, ta cần xác định chiến lược rõ ràng, giúp ta thu thập được các thông tin cần thiết, các thông tin quan trọng cho nhu cầu của mình, loại bỏ các thông tin rác dư thừa không cần sử dụng, phải xác định những thông tin gì doanh nghiệp cần, để quản trị, phân tích, khai thác sử dụng, phục vụ cho việc ra quyết định trong công tác sản xuất kinh doanh.

Bước 2: Định nghĩa các nguồn dữ liệu

Khi bắt đầu khởi động công việc, ta thấy có quá nhiều nguồn dữ liệu, chỗ nào cũng có, chỗ nào cũng sinh ra thông tin/ dữ liệu, vậy cần lấy những gì, ở đâu, ta cần xác định rõ các nguồn dữ liệu chính:

• Từ thông tin về phản hồi của khách hàng về sản phẩm dịch vụ đang sử dụng.
• Từ thông tin của khách hàng về nhu cầu sản phẩm mới, dịch vụ mới.
• Từ thông tin KPI về chất lượng sản phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nhà cung cấp, về tiến độ giao hàng, thanh toán…
• Từ thông tin về KPI hoạt động máy móc dây chuyền, hiệu suất OEE sử dụng.
• Từ thông tin trả ra, thông tin log từ các hệ thống máy móc dây chuyền, các tổng đài, các gateway giao tiếp, các node mạng, các thiết bị IOT,…
• Thông tin về lỗi, sự cố, chất lượng sản phẩm…
• Từ thông tin về chất lượng nhân sự, đào tạo, hoặc các phản hồi của nhân viên, về sự hài lòng, không hài lòng của nhân viên về 1 chính sách, 1 quy trình, 1 nội quy nào đó, …

Có quá nhiều thông tin như vậy, chúng ta cần khoanh vùng dữ liệu nào thực sự cần cho doanh nghiệp của chúng ta, để mang lại lợi ích, hiệu quả cao nhất.

Bước 3: Xác định mục tiêu dữ liêu

Bước trên ta đã xác định được đâu là nguồn dữ liệu chính. Tiếp theo, ta cần xác định rõ dữ liệu mục tiêu là gì? Gạch chính xác các dữ liệu mà bạn cần và đặt tên cho chúng.

Lưu ý: Cân nhắc tới nguồn lực và chi phí để thu thập và quản lý dữ liệu. Khoản chi phí đó có xứng đáng để đầu tư hay không như: hạ tầng máy chủ thiết bị, chi phí xây dựng ứng dụng, tích hợp, đào tạo, vận hành khai thác.

Bước 4: Thu thập và phân tích dữ liệu

Việc thu thập dữ liệu cần có các quy trình, quy định, có hệ thống CNTT để phục vụ việc thu thập dữ liệu, có những nguồn dữ liệu có thể lấy tự động, nhưng cũng có nguồn dữ liệu phải lấy manual, phải thu thập, phải thành quy tắc, có flow hoạt động, có các phương pháp giám sát để đảm bảo nguồn dữ liệu được thu thập đủ, đúng, kịp thời.

Bước này là quan trọng nhất, bởi một quyết định đúng đắn chỉ được đưa ra khi chúng ta có đầy đủ thông tin, và đó là những dữ liệu đáng tin cậy. Hãy tưởng tượng ta là nhân viên phòng Kế hoạch Vật tư và ta được lãnh đạo công ty giao nhiệm vụ quyết định lựa chọn nhà cung cấp (NCC) cho 1 loại máy mà công ty sẽ đầu tư. Giả sử ta đã lựa chọn được 3 NCC và cần quyết định ký hợp đồng mua máy với 1 NCC. Ngoài yếu tố chi phí, ta còn phải đánh giá rất nhiều các yếu tố khác như: uy tín của NCC, công nghệ sản xuất, nơi cấp hàng, thời gian giao hàng, chất lượng dịch vụ trong và sau bán hàng…, ta phải có phương pháp để phân tích, phải lập bảng có trọng số, có điểm, để tính toán ra được NCC tốt nhất.

Bước 5: Biến thông tin thành hành động

Dữ liệu chỉ có giá trị khi nó tạo ra các quyết định và hành động.

Bước cuối cùng này, bạn thiết kế hệ thống mẫu biểu báo cáo và các kênh truyền tải trong toàn tổ chức, có thể sử dụng các hệ thống dashboard như Tableau/BI, sử dụng trên smartfone, web.

Mục đích là cung cấp thông tin thông suốt và kịp thời cho ban lãnh đạo, các phòng/ban, đội nhóm và cá nhân để ra quyết định, hành động thật nhanh và chính xác.